Si estás pensando en realizar un trámite para una ayuda o prestación, becas o incluso solicitar la nacionalidad, necesitarás presentar tu documentación. Sin embargo, no enviarás por correo un documento original, sino una fotocopia compulsada del mismo.
¿Qué quiere decir compulsar un documento? Y, lo más importante, ¿cómo y dónde compulso lo compulso para hacer mis trámites?
¿Qué significa que un documento esté compulsado?
El hecho de compulsar un documento se refiere a dar validez a una fotocopia de un documento original. Esto es necesario para poder presentar documentación oficial a la hora de realizar distintos trámites.
Para poder compulsar un documento se revisa la fotocopia, realizando una comparación con el documento original de forma que se pueda cerciorar de que es idéntica y no ha sufrido ninguna manipulación.
En el caso de que la comprobación sea positiva, se procede a compulsar la fotocopia del documento a través de un sello oficial o alguna otra distinción que indique que el documento es válido.
Realizar la compulsa es algo habitual y necesario en la Administración Pública, y es que no se pueden enviar documentos originales para que sean impresos y luego nos los devuelvan. Para evitar ese ajetreo se compulsa el documento acreditando que es válido.
¿Cómo compulsar un documento?
El proceso para poder compulsar un documento puede llegar a variar en función del organismo que ha de emitir la copia y darle validez, ya sea el SEPE, INEM, la Seguridad Social o instituciones privadas como Institutos o Universidades.
Cómo compulsar un documento en administraciones públicas
En el caso de que necesitemos el documento para realizar algún trámite en la Administración Pública, basta con acudir al trámite con la fotocopia y el documento original.
Las oficinas públicas están obligadas a realizar el cotejo y compulsa del documento de forma visual e inmediata, así como también están obligadas a la devolución del documento original in situ.
Cuando se lleva a cabo la verificación de la fotocopia con el documento, y si ésta ha pasado la comprobación, se devuelve el documento original y se adjunta la fotocopia en la solicitud del trámite, junto a un sello o acreditación que indica la fecha en la que se ha realizado la compulsa del documento.
De esta forma se puede compulsar un documento en España. En el caso de que el trámite se realice desde el extranjero, es necesario acudir al Consulado en el país en el que resida para poder realizar la comprobación y enviar la documentación a través del Registro. En esta ocasión es el funcionario del Consulado quien comprueba que el original y la fotocopia son idénticos antes de sellar su validación.
Cómo compulsar un documento en Instituciones privadas
También se pueden dar muchos casos en los que una institución privada necesita de una fotocopia compulsada de algún documento oficial. Por ejemplo, una fotocopia de un título académico cuando van a contratarnos en alguna compañía.
En este caso es necesario acudir a la institución que ha emitido el documento para que pueda entregar una fotocopia, emitida por ella misma, en la cual se indica mediante un sello que se trata de un documento verídico. En función de qué trámite se lleve a cabo, es posible que no nos soliciten el documento original sino únicamente una identificación oficial.
Además de hacerlo de esta forma, en ocasiones también es posible llevar el documento original y la fotocopia a la institución privada que nos solicita la compulsa. De esta forma pueden realizar una comprobación visual de que el documento es verídico, o realizar ellos mismos la fotocopia.
¿Qué documentación necesito para compulsar un documento?
Existe cierta documentación necesaria para compulsar un documento, y es que no cualquier persona puede acudir a una institución con un documento original y pedir que verifiquen la veracidad de una fotocopia.
De esta forma, todo lo que se necesita para poder compulsar un documento es:
- Documento de identificación. Ya sea el DNI, NIE, pasaporte o tarjeta de residente, es necesario llevar un documento que acredite la identidad de la persona que solicita la compulsa.
- Una fotocopia de calidad del documento original. Esta fotocopia será la que se compulsará, ha de ser fácilmente legible y debe estar completa. Si bien se puede llevar preparada desde casa, hay organizaciones que prefieren realizar las fotocopias ellos mismos para evitar cualquier posible manipulación previa. En dicho caso no será necesaria la fotocopia.
- Comprobante de pago de tasas. En función de dónde se realiza la compulsa puede ser necesario llevar un comprobante de pago de las tasas correspondientes a la compulsa. Esto es especialmente común cuando se realiza el trámite en instituciones privadas.
Alternativa a la compulsa: Código Seguro de Verificación (CSV)
Actualmente se están intentando sustituir la mayoría de los documentos físicos por otros digitales, lo que conlleva a que los trámites se hagan de forma telemática o directamente no sean necesarios.
En el caso de las compulsas de documentos existe el Código Seguro de Verificación, también conocido por sus siglas: CSV. Se trata de un código que se encuentra en la zona inferior del documento o en un lateral.
Este código, que está conformado por letras y números, permite a cualquier persona acceder a la página web del organismo que lo ha emitido (independientemente de qué administración pública o privada haya sido) y comprobar su validez de forma prácticamente instantánea. Gracias a ello se puede realizar una inspección visual del documento para comprobar si la fotocopia presentada (en la cual se encuentra el CSV) es idéntica al documento original que muestra la página web.
Gracias a este sistema informático no es necesario llevar una fotocopia que ya haya sido compulsada previamente. Las personas que se encargan del trámite pueden comprobar en el momento si son idénticas. Claro que seguirá siendo necesario llevar la fotocopia del documento original, pues es desde el mismo dónde se obtendrá el código CSV para acceder a la versión informatizada del documento original.
Compulsas de documento ante notario
En algunas ocasiones, especialmente para trámites que se realizan en el extranjero, y en ciertos trámites nacionales, es posible que se solicite un documento compulsado ante notario.
Todas las notarías pueden compulsar documentos, y es que cuentan con la potestad para hacerlo. El proceso es el mismo, y mediante una inspección visual o realizando la fotocopia del documento original él mismo se encarga de dar testimonio de que es idéntica al documento original.
Este trámite de compulsa no es gratuito. Es necesario pagar los honorarios de la notaría, aunque el precio está regulado por ley y es el mismo en todo el territorio nacional.
